Fechamento do Ano Financeiro no Sistema
Ao final de cada ano financeiro, todas as informações desse período devem ser verificadas quanto à precisão e conferidas com outros registros, como os recebidos de bancos e auditores. Em seguida, os períodos contábeis devem ser “congelados” e movidos para o arquivo de histórico para evitar que os usuários façam lançamentos que alterem os totais do ano. No sistema, isso é chamado de “fechamento do ano”. Esse processo é essencial para preservar todos os dados para fins históricos e de auditoria.
O fechamento do ano não pode ser desfeito.\ Certifique-se de que os dados na área atual e na isolação de fim de ano estejam precisos antes de fechar o ano.
Antes de Fechar o Ano
As seguintes etapas devem ser realizadas antes de fechar o ano financeiro:
- Certifique-se de que as informações na área isolada a ser usada como fim de ano estejam corretas. Se você fez alterações na área atual que precisam ser refletidas na área isolada, será necessário re-isolar ou fazer as alterações diretamente na área isolada.\
- Execute a Recalculação Contábil no período isolado de fim de ano e corrija quaisquer erros que possam aparecer no relatório.\
- Certifique-se de que os saldos finais na área isolada correspondam ao balancete do Razão Geral (G/L). Esses saldos serão transportados como saldos iniciais no começo do novo ano.\
- Poste ou exclua todas as faturas pendentes com data anterior ao fechamento do ano. Se as faturas precisarem ser despostadas e corrigidas, faça isso antes de executar o procedimento de fim de ano. Uma vez que o ano estiver fechado, o sistema não permitirá a postagem de faturas do ano anterior.\
- Insira e poste todas as transações contábeis com data anterior ao fechamento do ano.\
- Verifique se o Razão Geral possui uma conta para os lançamentos de
consolidação de Lucros Retidos. Certifique-se de que o campo
“Sistema” (System) para esta conta do razão esteja definido como
GL_RET.\ - Faça backup dos dados do período atual e do período isolado de fim de ano.\
- Execute o procedimento de Verificação de Contratos (Check Contracts) e, se necessário, reindexe todos os arquivos.
- TODOS OS USUÁRIOS DEVEM ESTAR FORA DO SISTEMA ANTES DE INICIAR O PROCESSO DE FECHAMENTO.
O Procedimento de Fechamento de Ano
Observe que nenhum outro usuário pode trabalhar no sistema enquanto você realiza o seguinte procedimento.
No menu Arquivo (File), selecione Manutenção > Manutenção Geral > Configuração Contábil > Fechar Ano.
O sistema solicitará a senha padrão.
Após inserir a senha, um menu aparecerá permitindo editar as seleções para o processo de fechamento.
Escolha Configuração (Setup) para alterar o período contábil a ser usado para fechar o ano. Selecione o período apropriado na lista à direita e escolha Salvar (Save) para continuar.
Conforme o sistema avisa, um backup seguro e permanente deve ser feito imediatamente antes de o ano ser fechado.
Clique em qualquer lugar para prosseguir.
Escolha Tudo (All) para iniciar o processo de fechamento de fim de ano.
Escolha onde imprimir o resultado no menu de impressão usual. Para facilitar a visualização, escolha HTML > Abrir no Navegador.
Após revisar suas seleções, clique no botão Iniciar Agora (Start Now) para começar. Os dados piscarão na tela enquanto o sistema fecha o ano.
Quando terminar, o sistema exibirá o Menu de Manutenção e você poderá Sair para continuar trabalhando.
Alterações Automáticas Feitas pelo Sistema ao Fechar o Ano
- Empréstimos (Loans) - Os saldos de empréstimos tornam-se saldos iniciais. Empréstimos inativos são removidos.
- 1099 - Recalcula todos os valores de 1099 para os registros dentro do ano selecionado.
- Configurar encargos atuais - As transações de inventário do período atual incluem apenas transações com datas posteriores à data de fechamento do período.
- Definir saldos de contas como valores iniciais - Os saldos do período inicial da conta são definidos com o saldo atual. Saldos de A/R, A/P e bancários são atualizados.
- Atualizar arquivo de histórico - As transações do Razão Geral do período que está sendo fechado são movidas para o arquivo de histórico.
- Limpeza do arquivo de transações - Todas as transações concluídas de antes do ano atual são removidas.
- Definição de saldos de faturas - O saldo do período inicial para quaisquer faturas em aberto é definido com o saldo atual. Faturas em aberto, A/R e A/P provenientes do ano anterior são mantidos.
- Razão Geral (General Ledger) - As contas de receita e despesa são zeradas, somando-as e colocando o resultado na conta de Lucros Retidos. Os saldos iniciais das contas do razão são copiados da área isolada de fim de ano.
- Compras - Quantidades e valores do período inicial são definidos para compras.
- Vendas - Quantidades e valores do período inicial são definidos para vendas.
- Atualizar páginas do diário - Os números das páginas do diário para o início do período são registrados.
- Verificar impressão de diários - Todos os diários devem ser impressos antes de fechar um período. Caso contrário, as transações dos diários cobrirão dois períodos. As páginas de abertura dos diários para o novo período são definidas. A data da última atualização será redefinida para o último dia do mês.
Após Fechar o Ano
- Verifique se os saldos finais do período isolado de fim de ano correspondem aos saldos iniciais da área atual.
- Avance os períodos contábeis um ano na área atual. O Período 1 da área atual deve ser o primeiro período do novo ano (ex: 31 de janeiro). Cuidado para não executar este procedimento na área isolada. A isolação de fim de ano não deve ser modificada.
- Execute uma Recalculação Contábil na área atual para definir os novos períodos e verificar se nenhum erro apareceu desde que você fechou o ano.
O processo de fechamento de ano está concluído e você pode trabalhar normalmente.