Como Conciliar o Razão Geral com as Faturas Físicas

O sistema facilita o ajuste do seu razão geral com as faturas físicas (faturas que pertencem ao inventário). Para cada lançamento feito nas contas de Contas a Receber e Contas a Pagar do razão geral no sistema, você deve ter uma fatura correspondente. Embora itens individuais de faturas possam ser lançados contra contas específicas do razão geral relacionadas a essas despesas ou encargos, o valor total de cada fatura deve ir contra as contas de razão geral de Contas a Receber e Contas a Pagar.

O sistema verifica se os saldos iniciais e atuais esperados para as contas de Contas a Receber e Contas a Pagar coincidem com a listagem de faturas abertas toda vez que você executa uma Recalculação Contábil. Se o procedimento encontrar uma discrepância, o sistema emitirá um aviso.

Outro local onde você pode ver essa discrepância é visualizando o Balancete e comparando-o com o Relatório de Faturas Abertas.

Problemas de Saldo Inicial

Se você receber uma mensagem informando que o saldo inicial das contas de Contas a Receber e Contas a Pagar está incorreto, então o saldo inicial para essas contas do razão geral que foi inserido na área de Contas do Razão Geral está divergente do saldo inicial calculado com base no relatório de faturas abertas. Siga estas etapas para tentar encontrar a causa.

Compare os saldos finais na área isolada de fim de ano com os saldos iniciais na área atual

-A partir da área isolada, imprima um Balancete.

• No filtro para G/L Accts Bal/Act, selecione Current/Opn Bal.
• Escolha colunas para Saldo Inicial, Saldo do Período 11, Valor do Período 12 e Saldo do Período 12 (ou Saldo Atual) - ou qualquer que seja o período que você precisa equilibrar. -A partir da área atual, imprima um relatório resumido de faturas abertas. * No filtro Tipo de Fatura, escolha Compras ou Vendas.
• No filtro Saldo, selecione Saldo Inicial.
• Selecione uma conta do razão geral, para a conta de sistema de Contas a Pagar ou Contas a Receber.
• Na Tela 5, escolha Resumo.
• Na tela Selecionar Ordem, ordene e subtotalize por Conta.
• Imprima o relatório e observe o total final.
  -A partir da área isolada, imprima um Extrato do Razão Geral.
• No filtro para Intervalo de Contas do Razão, selecione a conta para Contas a Receber ou Contas a Pagar.
• Escolha colunas para Saldo Inicial, Débito, Crédito e Saldo Atual (ou o período que você precisa equilibrar, como Saldo do Período 12).
• Na Tela 5, escolha Resumo.
• Na tela Selecionar Ordem, ordene e subtotalize por Conta e, em seguida, por Número da Fatura. -Compare os totais de cada relatório entre si. * Assim que encontrar uma discrepância, restrinja o problema a uma conta (se possível).
• Imprima a lista detalhada de faturas apenas para aquele código de conta de contraparte usando o Intervalo de Contas nos relatórios.
• Faça o mesmo com o extrato do razão geral.
• Então, você poderá determinar quais faturas apresentam discrepâncias de saldo.

Problemas de Saldo Atual

Se você tiver uma discrepância com o saldo atual, siga estas etapas para encontrar a causa:

Procure por lançamentos incorretos nas contas de Contas a Pagar e Contas a Receber.

1. Execute a Recalculação Contábil com as opções padrão.\
2. Revise o relatório e procure por erros relacionados a “Transação sem fatura postada em Contas a Receber” ou “Número do Razão não é Contas a Pagar” na impressão.\
3. Corrija essas transações. * Siga estas etapas para estorná-las OU * Corrija esses erros inserindo um número alternativo do razão geral para essas transações.

Compare os saldos finais na área isolada de fim de ano com o Relatório de Faturas Abertas

1. A partir da área atual ou de uma área isolada, imprima um relatório resumido de faturas abertas. * No filtro Tipo de Fatura, escolha Compras ou Vendas.
   • No filtro Saldo, selecione Saldo Total.
   • Selecione uma conta do razão geral, para a conta de sistema de Contas a Pagar ou Contas a Receber.
   • Na Tela 5, escolha Resumo.
   • Na tela Selecionar Ordem, ordene e subtotalize por Conta e, em seguida, por Número da Fatura.
   • Imprima o relatório e observe o total final.
2. A partir da área isolada, imprima um Extrato do Razão Geral.
   • No filtro para Intervalo de Contas do Razão, selecione a conta para Contas a Receber ou Contas a Pagar.
   • Escolha colunas para Saldo Inicial, Débito, Crédito e Saldo Atual (ou o período que você precisa equilibrar, como Saldo do Período 12).
   • Na Tela 5, escolha Resumo.
   • Na tela Selecionar Ordem, ordene e subtotalize por Conta e, em seguida, por Número da Fatura.
   • Imprima o relatório e compare o total final com o Relatório de Faturas Abertas.
3. Compare os totais de cada conta até encontrar a discrepância.
   • Assim que encontrar uma discrepância, restrinja o problema a uma conta (se possível).
   • Imprima as faturas apenas para aquele código de conta de contraparte usando o Intervalo de Contas nos relatórios.
   • Então, você poderá determinar quais faturas apresentam discrepâncias de saldo.

Causas de Discrepâncias

Aqui estão algumas das causas mais comuns de discrepâncias de saldo em faturas no sistema.

1. Lançamentos incorretos nas contas de Contas a Pagar e Contas a Receber.
2. Alterações em faturas nas áreas isoladas que não foram feitas na área atual.
   • Faturas despostadas/excluídas de áreas isoladas que estão na área atual (ou vice-versa).
   • Modificações em faturas em áreas isoladas que não foram levadas para a área atual, incluindo alteração do número do razão geral ou alteração de valores.
3. Falha ao re-isolar corretamente após fazer alterações na área atual que afetam a área isolada.

Depois de determinar a causa da discrepância e quais faturas foram afetadas, você poderá corrigir a divergência de inventário.