Ingresar Desembolsos en CATS
Esta es una guía paso a paso para ingresar desembolsos en CATS.
Pasos de la Guía Rápida
- Desde el menú principal, vaya a Contabilidad > Entrada de Datos > Desembolsos.
- Seleccione Agregar en el menú.
- Ingrese la cuenta bancaria y haga clic en Aplicar.
- Elija un método de entrada el cual se describe en detalle más abajo.
- Ingrese la Fecha, el Código de Cuenta y el Monto. La nota y el número de cheque son opcionales.
- Seleccione las facturas a pagar de la lista o del selector, o ingrese un monto contra un número de libro mayor. Continúe hasta que haya cuadrado la transacción.
- Seleccione Continuar para volver al diálogo de agregar desembolsos.
- Seleccione Imprimir desde el escaneo para imprimir y previsualizar sus desembolsos.
- Elija Imprimir Cheques para imprimir un cheque desde CATS si lo desea (opcional).
- Seleccione Contabilizar para asentar sus desembolsos en el libro mayor general.
Ingresar Desembolsos
En general, los desembolsos se utilizan para aplicar los pagos realizados por usted a sus facturas de compra, a la cuenta de una contraparte o a una cuenta del libro mayor general. CATS utiliza la contabilidad por partida doble para debitar las cuentas bancarias del libro mayor y colocar el crédito contra otras cuentas del libro mayor como cuentas por pagar o cuentas relacionadas con costos.
Desde el menú principal, seleccione Contabilidad > Entrada de Datos > Desembolsos.
Desde aquí puede ver un escaneo de todos los desembolsos pendientes para su usuario. Seleccione Agregar para ingresar un nuevo desembolso.
Si ha iniciado sesión como Supervisor podrá ver, imprimir y contabilizar todos los recibos pendientes de todos los ID de usuario.
En el cuadro Seleccionar Cuenta Bancaria, complete el código bancario correspondiente en el campo Desembolsar del Banco, luego seleccione Aplicar para continuar.
Ingresar Elementos
A diferencia de los recibos, no hay una entrada de encabezado de boleta de depósito para los desembolsos. Un desembolso equivale a un débito del banco.
En la pantalla de detalles del desembolso, elija un método de entrada para este desembolso:
- Escaneo
- Entrada de Cuenta
- Entrada de Libro Mayor
Si tiene la intención de imprimir un cheque para este desembolso, no ingrese un Número de Cheque en esta pantalla.
Puede ingresar montos negativos si está liquidando compras con un saldo por cobrar, o montos de cero dólares si está equilibrando ambos lados de la transacción.
El campo Período de Estado de Cuenta Bancario AAAA-MM es opcional. El mes y el año del estado de cuenta bancario solo se conocen si la transacción ya está incluida en un estado de cuenta del banco. A menos que tenga la intención de mostrar que la transacción ha sido liquidada por el banco, es decir, que apareció en el estado de cuenta bancario, deje los campos de mes y año del estado de cuenta bancario en blanco.
Método de Entrada por Escaneo de Facturas
El método de entrada por Escaneo para agregar un recibo le permite ver una lista de facturas con fechas anteriores a la fecha de depósito que tienen saldos abiertos. Los saldos negativos son por pagar, es decir, se le debe a otra persona; los saldos positivos son por cobrar, lo que significa que se le debe a usted. Complete la fecha, la cuenta, el monto y la nota opcional. Elija Aplicar para continuar.
Podrá ver todas las facturas con un saldo por pagar, incluyendo las cuentas por cobrar con un saldo por pagar. Coloque el cursor en la línea del elemento para la factura correcta, luego elija Seleccionar o Seleccionar Todo. Alternativamente, puede ingresar el monto a pagar contra cada factura en la columna Monto a Aplicar.
Herramientas de Escaneo de Facturas
Otras opciones de pago están disponibles en el menú de Herramientas.
- Seleccionar: Pague la factura seleccionada en su totalidad.
- Desmarcar: Deseleccione esta factura. Borra el contenido del campo Monto a Aplicar.
- Estado: Muestra el cuadro que se detalla más abajo, el cual contiene información sobre este recibo.
- Todo: Muestra todas las facturas abiertas para esta cuenta. Elimina los filtros de visualización como el que se muestra al cambiar la Fecha de Vencimiento en el cuadro de Estado.
- Vencimiento: Cambie el filtro de Fecha de Vencimiento para mostrar facturas con fechas de vencimiento futuras. Si no puede encontrar una factura a pagar y sabe que debería mostrarse en esta pantalla, intente cambiar este campo de Fecha de Vencimiento.
- Pagar Todo: Paga el saldo de todas las facturas en el escaneo.
- Pagar Ninguno: Elimina todos los montos de la columna Monto a
Pagar para todos los elementos.
- Compensación a Cuenta de Control: Toma el monto de compensación, es decir, el monto sobrante, y lo coloca en una cuenta de control del libro mayor. Puede elegir la cuenta del libro mayor a usar en un paso posterior.
- Compensación a Caja: Toma el monto de compensación y lo coloca contra una cuenta de caja del libro mayor. La cuenta de caja del libro mayor suele ser la cuenta bancaria.
- Compensación a Caja y Cuenta de Control: Toma el monto de compensación y lo divide entre la cuenta de caja del libro mayor y una cuenta de control del libro mayor. Usted selecciona qué monto va a cada cuenta.
- Monto de Control: La cantidad de dinero que queda en este elemento de desembolso o cheque que necesita ser compensada usando una cuenta de control.
Continúe agregando facturas hasta que haya terminado. Seleccione Continuar en el menú de la barra de herramientas para finalizar este desembolso.
Se le solicitará que ingrese otro desembolso. Puede seleccionar Cancelar para regresar al escaneo de desembolsos pendientes o agregar otra transacción.
El Cuadro de Estado de la Factura
En cualquier momento, puede elegir la opción Herramientas > Estado para ver si tiene algún monto de control para esta transacción. El cuadro de estado muestra más información y opciones adicionales para crear este desembolso.
La opción de Estado solo funciona cuando se ingresan desembolsos utilizando el método de entrada por escaneo.
- Disponible: Detalla el recuento de elementos disponibles y el monto total disponible para pagar, sumando el saldo de todas las facturas abiertas.
- Seleccionado: Muestra el número de facturas seleccionadas para pagar y el monto total que ha elegido pagar contra ellas.
- Opciones de Compensación: Funcionan de la misma manera que las opciones de compensación explicadas arriba. Elija Ambos, Control o Caja.
- Fecha de vencimiento hasta: Le permite ver facturas con fechas de vencimiento en el futuro. El rango de fecha de vencimiento predeterminado es la fecha de hoy.
- Monto de la Transacción: Muestra el monto total del desembolso tal como lo ingresó usted.
- Monto de Control: Muestra el monto a compensar a uno o varios números separados del libro mayor. En el cuadro de estado de arriba, podemos ver que nuestro cheque inicial era por 2,096.99 dólares, pero solo he elegido dos facturas por 2,096.00 dólares. Necesitaré aplicar los otros 99 centavos a otra factura o a una cuenta de control, como se muestra a continuación.
Si el monto digitado es incorrecto, puede actualizar la transacción en este cuadro de estado.
Cuando haya terminado con el cuadro de estado, seleccione Aplicar o Cancelar para cancelar los cambios para cerrarlo y regresar al escaneo de facturas.
Método de Entrada de Cuenta
Otro método consiste en aplicar el desembolso directamente a un código de cuenta de una de las tres formas que se muestran aquí en la imagen a continuación.
Opciones del Método de Entrada de Cuenta
Puede elegir cualquier combinación de los siguientes métodos para
aplicar desembolsos a facturas, a cuenta, o directamente a una cuenta
del libro mayor.
Ingresar un Número de Factura
Ingrese un número de factura en el campo proporcionado. Esto es útil si
necesita colocar dinero contra una factura que no tiene un saldo
abierto, o si conoce el número de factura y no desea escanear una lista
grande de números.
Si elige Seleccionar factura: Dejar en blanco para ver la lista, pero deja el campo vacío, verá el selector de facturas. Elija una factura de la lista y seleccione Continuar para proceder.
Luego se le pedirá que ingrese el monto a aplicar a esta factura. Complete este campo y luego elija Aplicar.
Puede repetir este proceso para varias facturas hasta que haya terminado de aplicar el efectivo del desembolso. Cuando haya terminado, seleccione Cancelar en la pantalla de selección de facturas para indicar que desea usar un monto de control o para regresar a agregar un nuevo desembolso.
Facturas a Cuenta
Una factura a Cuenta es una factura que CATS crea para usted, visible
solo en el escaneo del libro mayor general, no desde el área de
facturación, que se puede pagar como cualquier otra factura. Le permite
aplicar un monto a una cuenta que no tiene facturas abiertas. Utilizaría
esto si se espera una factura pero la transacción debe ingresarse ahora
o si pagó de más y recibirá un crédito.
Al ingresar un desembolso utilizando el método de entrada de cuenta, elija la opción Crear una factura a Cuenta. Puede completar un número de referencia opcional en el campo proporcionado para ayudarle a identificar esta factura.
Al igual que hizo con la selección de facturas, ingrese un monto a aplicar contra la factura a cuenta.
CATS le mostrará el monto actual aplicado en la pantalla.
Cuando imprima y contabilice una entrada que involucre una factura a cuenta, CATS agregará un asiento al libro mayor como se muestra en la imagen a continuación.
Luego, si llega una factura real para esta cuenta, podría ingresar la factura en CATS y luego reversar el asiento de la factura a cuenta o liquidar la factura a cuenta y la factura regular en una sola transacción, utilizando un monto de desembolso de 0.00 dólares.
Monto de Control
El monto de control se utiliza si el monto exacto que está ingresando en
los recibos o desembolsos no coincide con el monto de la factura.
Si selecciona Aplicar un monto de control directamente a un número de libro mayor, esto creará un débito para ese código de cuenta que no hace referencia a ninguna factura, y la compensación irá a un número de control del libro mayor. En este ejemplo, hemos enviado un cheque por 7,500 dólares, pero la factura era de solo 7,488.96 dólares. CATS nos pide que seleccionemos dónde colocar los 11.74 dólares restantes.
Al hacer clic en Continuar, vemos que CATS nos pide que elijamos un número de libro mayor para el monto de control.
Cambie el Número de Libro Mayor para el Monto de Control según sea necesario, luego complete el campo de nota opcional para indicar la razón de este monto de control.
Si no conoce el número del libro mayor, puede completar parte del número y CATS le mostrará una lista de todas las cuentas del libro mayor en el sistema. Seleccione un número de libro mayor de la lista y elija Continuar para proceder.
Elija Aplicar para proceder a agregar elementos a este desembolso.
Puede ingresar el monto de control en varios números de cuenta del libro mayor. CATS creará otra línea de elemento en la transacción, mostrando este monto de control y colocándolo contra ese número de libro mayor. El total acumulado y el monto de control actual se muestran en la pantalla.
Cuando haya terminado de cuadrar la transacción, haga clic en el botón Cancelar para regresar al aviso de agregar desembolsos, donde puede agregar otro desembolso.
Elija Cancelar nuevamente si desea salir al escaneo de pendientes para revisar sus transacciones.
Método de Entrada de Cuenta del Libro Mayor
Usted puede optar por ingresar un desembolso directamente contra un número de libro mayor. Desde la pantalla de inicio de desembolsos, elija el método Libro Mayor e ingrese un monto y una nota opcional. También puede ingresar un monto negativo o un monto de 0.00 dólares para la entrada total. Haga clic en Aplicar para continuar agregando el desembolso.
Ingresar un Número de Cuenta del Libro Mayor
Se le solicitará un número de libro mayor, como se muestra a continuación. Ingrese un número de libro mayor apropiado y seleccione Aplicar para continuar. También puede ingresar un Número de Préstamo si desea hacer referencia a un crédito.
Si no conoce el número de libro mayor, puede completar parte del número y CATS le mostrará una lista de todas las cuentas del libro mayor en el sistema. Seleccione un número de libro mayor de la lista y haga clic en Continuar para proceder.
Ingresar el Monto a Aplicar a un Número de Libro Mayor
A continuación, ingrese el monto a aplicar al saldo, el monto total de la transacción se ingresa automáticamente. Elija Aplicar para proceder.
Continúe aplicando dinero a las cuentas del libro mayor hasta que haya terminado y el monto de control sea igual a cero. Se mantendrá un total en pantalla, con el monto de control mostrado en la parte inferior de la pantalla.
Haga clic en el botón Cancelar cuando haya terminado para volver a agregar desembolsos.
Desembolso Pendiente Ingresado Contra Números de Libro Mayor
Aquí hay un desembolso simple por el método de libro mayor en el escaneo de pendientes.
Como puede ver, el número de libro mayor para el banco se debita, mientras que otros dos números de libro mayor se acreditan.
Cuando haya terminado de agregar desembolsos a través del método de entrada de cuenta de libro mayor, seleccione Cancelar en la pantalla de Entrada de Desembolsos para regresar al escaneo de transacciones pendientes.
Cancelar la Adición de un Desembolso
Cada método tiene su propio diálogo para cancelar un desembolso, pero en general verá las siguientes advertencias.
Si desea cancelar la adición de un desembolso desde el escaneo de facturas, seleccione Salir en el menú.
Se le pedirá que confirme la cancelación de la entrada del escaneo de facturas. Seleccione Sí para proceder al aviso del monto de control.
CATS le solicitará que aplique el monto total a un monto de control. Puede optar por hacerlo, consulte la sección sobre montos de control en la guía anterior, o puede hacer clic en el botón Cancelar para cancelar la adición de la transacción por completo.
Al cancelar desde un aviso de monto de control, CATS le preguntará si desea Volver a ingresar o Aceptar el monto de control. Esto le permitirá cambiar el monto de control si desea continuar agregando el desembolso. Elija Abandonar para detener la adición de este desembolso.
Se le pedirá que confirme la cancelación. Seleccione Aceptar este elemento para que CATS agregue el desembolso, incluso si está descuadrado. Elija Cancelar transacción para proceder con la cancelación.
Al cancelar desde otra pantalla, se le pedirá que confirme la acción de cancelación. Haga clic en Sí para cancelar o en No para continuar agregando la transacción.
CATS le mostrará que la transacción ha sido cancelada con un mensaje en la esquina superior derecha que enumera el número de transacción.
Imprimir y Contabilizar Desembolsos
Esta sección describe cómo imprimir y contabilizar desembolsos. Después de ingresar los desembolsos, debe imprimirlos y luego contabilizarlos antes de que afecten al libro mayor general.
Imprimir Desembolsos Pendientes
Desde el escaneo de pendientes, elija Imprimir > Una Transacción, luego elija la salida de la forma habitual.
Elija la salida de la transacción de impresión.
Es posible que se le pida que confirme la impresión de la transacción. Seleccione Sí para proceder o No para cancelar la impresión.
Aquí hay un desembolso impreso en HTML > Abrir en el navegador. Puede revisar los cambios que ocurrirán en cada cuenta del libro mayor en el área de resumen en la parte inferior de la impresión. 
Para imprimir solo los desembolsos que usted ha ingresado, seleccione Todo por XX, donde XX representa su nombre de usuario. El ID de usuario del supervisor puede ver e imprimir recibos de todos los usuarios.
Si elige Seleccionar, CATS le pedirá que especifique qué transacciones imprimir eligiéndolas de un selector. Solo necesita seleccionar un registro para cada transacción y CATS imprimirá el registro completo. Cuando haya elegido los registros, haga clic en el botón Continuar.
Contabilizar Desembolsos en el Libro Mayor General
Los desembolsos que hayan sido impresos previamente y estén cuadrados se pueden contabilizar en el libro mayor general. Esta función opera de manera muy similar a la función de impresión descrita anteriormente.
Desde el escaneo de desembolsos pendientes, elija Contabilizar > Una Transacción o cualquiera de las opciones disponibles para usted.
Se le pedirá que confirme la contabilización de este desembolso. Seleccione Sí para proceder o No para cancelar. El número mostrado es el número de registro interno de este desembolso. Este número se muestra en el escaneo para permitirle identificar ese desembolso.
Para contabilizar solo sus desembolsos, seleccione Todo por XX, donde XX es su ID de usuario. El ID de usuario del Supervisor puede contabilizar desembolsos de todos los usuarios.
Si elige Seleccionar, se le pedirá que elija de una lista de desembolsos. Solo necesita seleccionar una línea para cada desembolso y CATS contabilizará el registro completo. Elija Continuar para proceder con la contabilización de estos desembolsos.
Verá el diálogo de confirmación mostrado anteriormente; elija Sí para continuar con la contabilización.
Después de la contabilización, el escaneo de desembolsos pendientes ya no mostrará el desembolso que asentó. Seleccione Escaneo de Libro Mayor en el menú de la barra de herramientas para ver la transacción que acaba de contabilizar.
Revise el desembolso, luego seleccione Salir para regresar al escaneo de desembolsos pendientes.
Para obtener más información sobre las transacciones, consulte el índice.