Reportes, Estados de Cuenta y Diarios de Transacciones
Desde esta área, usted puede visualizar listas de transacciones, un reporte detallado de transacciones relacionadas con cuentas, estados de cuenta del Libro Mayor, estados de cuenta bancarios y estados de cuenta de clientes/proveedores. Aquí exploramos los tipos de reportes disponibles y las configuraciones típicas que puede utilizar.
Reportes de Transacciones
Todos los reportes de transacciones utilizan asientos del Libro Mayor para mostrar detalles sobre las partidas contabilizadas en el libro. Para acceder a estos reportes, seleccione Contabilidad > Reportes Trans., Diarios y elija entre las siguientes opciones:
- Recibos - Solo los recibos ingresados en el libro mayor.
- Desembolsos - Solo los desembolsos ingresados en el libro mayor.
- Recibos/Desembolsos - Incluye tanto recibos como desembolsos en un solo reporte.
- Facturas - Permite ver los asientos de las facturas tal como aparecen al ser contabilizados en el libro mayor.
- Asientos de Diario General - Asientos creados contra números de cuentas del Libro Mayor que no hacen referencia a bancos ni a facturas.
Nota: Las transferencias bancarias se mostrarán bajo sus respectivos lados: los retiros en desembolsos y los depósitos en recibos.
Los filtros, columnas y criterios de ordenación disponibles son básicamente los mismos para todos los tipos de reportes de transacciones. El filtro más importante es el de Archivo, el cual determina qué conjunto de datos estará utilizando.
Las opciones para elegir qué archivo consultar son:
- Diario - Imprime un diario de uso limitado para mantener como referencia.
- Pendiente - Transacciones pendientes (aún no contabilizadas en el Libro Mayor).
- Actual - Por lo general, utilizará esta opción para ver todas las partidas del año fiscal en curso.
- Histórico - Utilice esta opción para ver partidas de años anteriores.
- Actual e Histórico - Combina el año fiscal en curso y los anteriores.
Los filtros de Cuenta y Rango de Fechas también pueden ayudarle a delimitar el enfoque del reporte.
La opción Mostrar Contrapartida - Sí agregará una línea de detalle a cada partida del reporte para mostrar el lado opuesto de la transacción. Esta opción le ayuda a ver cómo afecta cada transacción a la totalidad del Libro Mayor.
Un buen criterio de ordenación para seleccionar, especialmente para los reportes de Recibos/Desembolsos, es el que se muestra aquí:
Primero por Tipo con Subtotal, luego por Fecha y después por Número de Factura.
En la parte inferior de la mayoría de los reportes contables, usted puede ver cómo afectan estas transacciones al Libro Mayor mediante un Resumen de cambios en el Libro Mayor opcional.
A continuación se muestra un ejemplo de reporte de Recibos/Desembolsos con los filtros típicos seleccionados.
Estado de Cuenta de Cliente/Proveedor
El estado de cuenta se puede imprimir desde la opción de menú Contabilidad > Estado de Cuenta. []
El Estado de Cuenta tiene un formato único, estructurado como una carta dirigida a la contraparte que muestra todas las facturas abiertas para una cuenta. Si imprime un rango de cuentas, el estado de cuenta de cada cuenta se abrirá en un archivo nuevo (o se imprimirá en una página nueva).
Nota: Este es un formato de reporte diferente al que se imprime bajo la opción de menú Contabilidad > Cuentas:Nombre/Dir > Imprimir Reporte, el cual incluye el reporte de Antigüedad de Saldos.
Existen varias opciones de formato para imprimir el Estado de Cuenta desde CATS. Los tipos de reportes se describen en esta sección.
Reporte Estándar
Aquí se muestra un ejemplo de Estado de Cuenta Estándar.
Este formato se puede configurar para que se imprima con el logotipo y el membrete de su empresa, de modo que pueda enviarlo directamente a la contraparte como su estado de cuenta oficial.
Transacciones
Un Estado de Cuenta de Transacciones muestra una lista de los movimientos que se han ingresado para esa cuenta, generalmente para un Rango de Fechas. A diferencia del formato de Facturas Abiertas, este muestra todas las transacciones de la contraparte, no solo las pendientes. A continuación se muestra un ejemplo de Estado de Cuenta de Transacciones.
Estado de Cuenta Bancario
El estado de cuenta bancario muestra todas las transacciones que afectan a uno o más bancos. Se utiliza en combinación con las funciones de Conciliación Bancaria e Importación de Transacciones (ver Sesión 5B) para conciliar su estado de cuenta bancario interno de CATS con el estado de cuenta enviado por el banco.
Por lo general, los filtros se configuran de la siguiente manera: Banco - Seleccionar uno o Todos, con ordenación y subtotal por banco. Rango de Fechas - Mes a la Fecha o Seleccionar Rango. Boletas de Depósito - Incluir. Balance Anterior - Omitir si es cero - Oculta el monto del período anterior si este es cero. Resulta útil para eliminar transacciones irrelevantes.
A continuación se muestra un ejemplo de reporte de estado de cuenta bancario.